Verträge verwalten

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Zur Vorbereitung auf die Compliance-Auswertung im Vertragsmanagement in Snow Optimizer for SAP^® Software können Sie Rahmenverträge und Lizenzverträge anlegen und ändern. Wenn ein SAP-Produkt eines Lizenzvertrags nicht mehr benutzt wird, können Sie das Produkt ganz oder teilweise stilllegen.

Vertrag anlegen

1.  auswählen.

2. Einen der folgenden Schritte ausführen:

   • Um einen allerersten Vertrag anzulegen, in den leeren Bereich rechtsklicken.

   • Um weitere Verträge anzulegen, auf einen bestehenden Vertrag rechtsklicken.

3. Im Kontextmenü, Anlegen auswählen, Rahmenvertrag oder Lizenzvertrag auswählen und den Einfügeort auswählen.

4. In einem Rahmenvertrag das Auswertungsdatum beibehalten oder ein anderes Auswertungsdatum eingeben.

   Anmerkung

   Es werden nur die Positionswerte zugeordneter Lizenzverträge berechnet, die zum Auswertungsdatum gültig sind. Die Positionswerte abgelaufener Verträge werden auf Null gesetzt.

5. Den Namen und die Beschreibung für den neuen Vertrag eingeben.

6. Einen der folgenden Schritte ausführen:

   • In einem Rahmenvertrag die notwendigen Daten aus dem Originalvertrag entnehmen und im Reiter Grunddaten eingeben.

   • In einem Lizenzvertrag die notwendigen Daten aus dem Originalvertrag entnehmen und in den Reitern Grunddaten und Produkte eingeben.

     Zusätzliche Informationen im Reiter Freitext eingeben.

     Vertragsdokumente im Reiter Dokumente hochladen.

7. Speichern.

8. Vorherige Schritte wiederholen, bis Sie alle benötigten Verträge hinzugefügt haben und die Verträge die notwendigen Daten enthalten.

Was Sie im Reiter Grunddaten eingeben können:

• Rahmenvertrag

  1. Den Vertragsbeginn und das Vertragsende eingeben.

  2. Die Währung eingeben.

• Lizenzvertrag

  1. Den Vertragsbeginn und das Vertragsende eingeben.

  2. Die Währung eingeben.

  3. Die Zuordnung auswählen.

  4. Die Basis für die Berechnung des Wartungsbetrags der Vertragspositionen auswählen:

     • Wenn Sie Berechnete aktive Wartungsbasis ausgewählt haben, wird die Wartungsbasis für jede Produktposition des Vertrags basierend auf dem Auftragswert des jeweiligen Produkts berechnet.

     • Wenn Sie Manuelle Wartungsbasis auf Kopfebene ausgewählt haben, wird die Wartungsbasis basierend auf dem hier manuell eingegebenen Wert berechnet. Dieser Pflegebetrag wird proportional auf die Produktpositionen im Vertrag verteilt.

     • Wenn Sie Manuelle Wartungsbasis auf Positionsebene ausgewählt haben, wird die Wartungsbasis anhand der Wartungsbasis berechnet, die für jede Produktposition im Vertrag einzeln gepflegt ist.

Was Sie im Reiter Produkte eingeben können:

• Lizenzvertrag

  1. Um eine Position anzulegen,  auswählen.

  2. Im Pop-up die Zeile eines Produkts auswählen und  auswählen.

     Anmerkung

     • Sie müssen Produkte in Produkte anlegen.

     • Jeder Vertrag sollte eine Position des Produkttyps Wartung On-Premises enthalten.

  3. Im Pop-up das Lizenzmodell auswählen und einen der folgenden Schritte ausführen:

     • Wenn Sie das Lizenzmodell Kauf auswählen, die Anzahl der lizenzierten Blöcke, den Preis pro Block und den Auftragswert eingeben und Zuordnung auswählen.

     • Wenn Sie das Lizenzmodell Miete auswählen, die Anzahl der lizenzierten Blöcke, den Vertragswert, Laufzeit Start und Ende, den Preis pro Block/Periode und die Periode eingeben und die Zuordnung auswählen.

       Anmerkung

       • Das Beginn- und Enddatum von Mietprodukten können vom Beginn- und Enddatum des Vertrags abweichen.

       • Wenn der Produkttyp Wartung On-Premises ist, werden die Werte automatisch basierend auf der Wartungsbasis des Lizenzvertrags berechnet. Sie können keine Einträge vornehmen. Sie können die Wartungsbasis manuell im Reiter Grunddaten anpassen.

     Tipp

     Um ein Produkt zu pflegen,  auswählen.

  4.  auswählen.

  5. Wenn notwendig, weitere Einträge anlegen.

Tipp

• Der Reiter Übersicht Produktarten zeigt eine Übersicht der aggregierten Zahlen pro Produkttyp an.

• In einem Rahmenvertrag zeigt der Reiter Alle Positionen eine Übersicht der einzelnen, nicht aggregierten Positionen aller untergeordneten Lizenzverträge an. Die Spalte Enddatum durch Rahmenvertrag zeigt an, ob das Enddatum einer Position durch einen übergeordneten Rahmenvertrag bestimmt wird.

• Um alle untergeordneten Lizenzverträge anzuzeigen, die ein bestimmtes Produkt eines Rahmenvertrags enthalten, im Rahmenvertrag im Reiter Produkte auf das Produkt doppelklicken.

Was Sie im Reiter Freitext eingeben können:

• Rahmenvertrag und Lizenzvertrag

  1. Den Cursor im Textfeld platzieren.

  2. Den Text eingeben.

Was Sie im Reiter Dokumente eingeben können:

• Rahmenvertrag und Lizenzvertrag

  1.  auswählen.

  2. Eine Beschreibung eingeben.

     Um zum Verzeichnis zu navigieren,  auswählen.

     Die Datei auswählen und Öffnen auswählen.

      auswählen und den Zugriff auf Datei erlauben.

  3. Um das hochgeladene Dokument anzuzeigen, die Zeile auswählen und  auswählen.

Tipp

In einem Rahmenvertrag zeigt der Reiter Alle Dokumente eine Übersicht der Dokumente aller untergeordneten Lizenzverträge an.

Vertrag ändern

1.  auswählen.

2. Den Cursor auf einen bestehenden Vertrag bewegen und rechtsklicken.

3. Im Kontextmenü Ändern auswählen.

4. In einem Rahmenvertrag die notwendige Änderungen hinsichtlich Auswertungsdatum, Name und Beschreibung in den Reitern Grunddaten‚ Freitext und Dokumente vornehmen.

   Um die Werte des Rahmenvertrags für das geänderte Auswertungsdatum neu zu berechnen,  auswählen.

   In einem Lizenzvertrag die notwendigen Änderungen hinsichtlich Name und Beschreibung in den Reitern Grunddaten‚ Produkte, Freitext und Dokumente vornehmen.

5. Speichern.

Was Sie im Reiter Grunddaten ändern können:

• Rahmenvertrag

  • Vertragsbeginn und Vertragsende

  • Währung

• Lizenzvertrag

  • Vertragsbeginn und Vertragsende

  • Währung

  • Zuordnung

  • Berechnung der Wartungsbasis

Was Sie im Reiter Produkte ändern können:

• Lizenzvertrag

  • Position ändern

    1. Die Zeile der Position markieren und  auswählen.

    2. Die erforderlichen Änderungen auswählen.

    3.  auswählen.

       Tipp

       Um ein Produkt zu pflegen,  auswählen.

  • Position löschen

    Die Zeile einer Position auswählen und  auswählen.

Was Sie im Reiter Freitext ändern können:

• Rahmenvertrag und Lizenzvertrag

  1. Den Cursor im Textfeld platzieren.

  2. Zusätzlichen Text eingeben oder den bestehenden Text ändern.

Was Sie im Reiter Dokumente ändern können:

• Rahmenvertrag und Lizenzvertrag

  1. Um ein weiteres Vertragsdokument hinzuzufügen,  auswählen.

  2. Um ein Vertragsdokument zu löschen, die Zeile auswählen und  auswählen.

  3. Um ein Vertragsdokument auszuschneiden, die Zeile auswählen und  auswählen.

  4. Um Vertragsdokumente zu vertauschen, zwei Zeilen auswählen und  auswählen.

Produkt stilllegen

1. Um eine Stilllegungsposition anzulegen, einen neuen Lizenzvertrag anlegen oder einen bestehenden Vertrag im Änderungsmodus öffnen.

2. Im Reiter Produkte  auswählen.

3. Im Pop-up die Zeile des Produkts auswählen und  auswählen.

   Anmerkung

   Das Pop-up zeigt nur Produkte an, die in demselben Lizenzvertrag enthalten sind oder in einem der Lizenzverträge, die demselben Rahmenvertrag zugeordnet sind.

4. Im Bereich Vertragspositionen, die stillgelegt werden können in der Zeile des Vertrags, auf den sich die Stilllegung bezieht, die Anzahl der stillgelegten Blöcke eingeben.

5.  auswählen.

6. Speichern.