Vertragsimport und -synchronisierung
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Vertrag - Import & Synchronisierung ist ein Bestandteil des Vertragsmanagement-Feature in Snow Optimizer for SAP® Software. Sie können Synchronisierungslisten anlegen, ändern und kopieren, um Ihre lizenzierten SAP-Produkte in Lizenzverträge zu importieren und zu aktualisieren.
Excel-Dateien
Die lizenzierten Produkte werden mithilfe von Excel-Dateien importiert oder aktualisiert, die das aktuelle Customer Kundenlizenzberechtigung (License Entitlement, CLE) darstellen. Sie können diese Dateien entweder bei SAP anfordern oder sie aus SAP for Me exportieren.
Um die CLE-Informationen aus SAP for Me zu exportieren, wählen Sie den Report Customer Insights Dashboards aus. Im Reiter Purchased Solutions des Reports, wählen Sie mit der Zahnrad-Schaltfläche alle Tabellenspalten aus, wählen Sie dann die Export-Schaltfläche aus.
Um die Produktdaten aus den Excel-Dateien korrekt den Produktdatenfeldern in Snow Optimizer for SAP® Software zuzuordnen, müssen Sie die Dateien an die folgende Struktur anpassen. Einige Felder sind verpflichtende Schlüsselfelder.
| Nummer der Spalte | Feldname | Verpflichtendes Schlüsselfeld | Format |
|---|---|---|---|
| 1 | SAP-Bestellnummer | Nummer | |
| 2 | Materialnummer | x | Nummer |
| 3 | Materialbeschreibung | Buchstaben | |
| 4 | Anzahl | x | Nummer |
| 5 | Startdatum | x | Datum (TT.MM.JJJJ) |
| 6 | Enddatum | x (Nur für Subskriptionsprodukte) | Datum (TT.MM.JJJJ) |
| 7 | Lösungsbereich | Buchstaben | |
| 8 | Bestellnummer | Nummer | |
| 9 | Bestellpositionsnummer | Nummer | |
| 10 | Bestellanforderungsnummer | Nummer | |
| 11 | Bestellanforderungspositionsnummer | Nummer | |
| 12 | Auftragswert | Nummer | |
| 13 | Währung des Auftragswerts | Buchstaben (Dreistelliger Währungscode) |
- Die Kopfzeile wird beim Import ignoriert.
- Die Währung des Produkts in der Datei muss der Währung des Lizenzvertrags entsprechen.
- Wenn Sie Produkte aktualisieren, werden nur die Werte aus den Spalten 8 bis 12 in der Synchronisierungsliste aktualisiert.
Import und Synchronisation
Um Produkte aus einer Datei zu importieren, legen Sie eine Synchronisierungsliste an und wählen einen bestehenden Lizenzvertrag aus.
Sie können die Synchronisierungsfunktion nur mit Lizenzverträgen und nicht mit Rahmenverträgen benutzen.
Nach dem Import der Datei wird jedes Produkt als einzelner Eintrag in der Synchronisationsliste aufgeführt und automatisch einem Produkt-Template in Snow Optimizer for SAP® Software basierend auf der angegebenen Materialnummer zugeordnet. Stilllegungspositionen geben automatisch den Synchronisationslisteneintrag an, auf den sie sich beziehen, basierend auf der Materialnummer und der Anzahl der lizenzierten Blöcke.
Stilllegungen können nur dann automatisch zugewiesen werden, wenn die Anzahl der stillgelegten Blöcke mit der Anzahl der lizenzierten Blöcke übereinstimmt. Andernfalls müssen Sie Stilllegungen manuell zuordnen.
Um die Einträge der Synchronisationsliste in den Lizenzvertrag zu importieren oder zu aktualisieren, synchronisieren Sie die Einträge. Jeder Synchronisationslisteneintrag hat einen der folgenden Status:
| Status | Name | Beschreibung |
|---|---|---|
| N | Neu | Der Eintrag ist neu und kann synchronisiert werden. |
| U | Update | Der Eintrag ist aktualisiert und kann synchronisiert werden. |
| S | Synchronisierung | Der Eintrag ist erfolgreich synchronisiert. |
| E | Fehler | Der Eintrag ist fehlerhaft und kann nicht synchronisiert werden. |
Best Practice
Um das Vertragsimport und -synchronisierung-Feature in Snow Optimizer for SAP® Software optimal zu nutzen, führen Sie die folgenden Schritte durch:
-
Aktuelle CLE von SAP anfordern oder CLE aus SAP for Me exportieren.
-
Die Excel-Datei an die Importstruktur anpassen.
-
Die Datei im Format CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv) speichern.
-
Einen Lizenzvertrag in Snow Optimizer for SAP® Software anlegen.
-
Eine Synchronisierungsliste in Snow Optimizer for SAP® Software anlegen und den angelegten Lizenzvertrag auswählen.
-
Die Excel-Datei in die Synchronisierungsliste importieren.
-
Die in der Synchronisierungsliste erstellten Einträge prüfen. Bei Bedarf das passende Snow-Optimizer-for-SAP®-Software-Produkt-Template oder die Stilllegungsposition zuordnen.
-
Wenn es Produktaktualisierungen gibt, die aktualisierte Excel-Datei in die Synchronisierungsliste importieren und die aktualisierten Einträge der Synchronisierungsliste mit dem Lizenzvertrag synchronisieren.